5 faktów, które musisz wiedzieć o fakturach

Fakturowanie VAT pozostaje nierozerwalnie związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jeśli dopiero rozpoczynasz swoją przygodę z biznesem, z pewnością przyda Ci się kilka wskazówek i informacji w tym zakresie. W dzisiejszym poradniku: Faktura – wszystko, co warto wiedzieć, opowiemy o 5 najważniejszych kwestiach dotyczących procesu fakturowania. Dowiesz się m.in. kto wystawia fakturę VAT i co musi zawierać faktura, aby mieć pewność co do pozytywnego wyniku ewentualnej kontroli organów państwowych. Zapraszamy do lektury.

1. Faktura – wszystko, co warto wiedzieć o rodzajach dokumentów

Faktura jest dokumentem sprzedażowym, który stanowi potwierdzenie faktu zaistnienia obustronnej transakcji. Przedsiębiorcy najczęściej mają do czynienia z tzw. fakturą VAT podstawową, która dokumentuje transakcję między dwoma podatnikami VAT. Jej wystawienie pozostaje zależne od życzenia klienta i może przyjmować formę papierową lub elektroniczną. W polskim systemie podatkowym istnieje wiele innych rodzajów faktur, służących do realizacji specyficznych celów. Należą do nich m.in. faktura zaliczkowa, faktura VAT marża, faktura uproszczona, czy faktura VAT RR. Informacje, co jest na fakturze, oraz kto i kiedy wystawia fakturę poszczególnych typów, można znaleźć na portalu rządowym pod linkiem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00241.

2. Co musi zawierać faktura?

Dokumentem właściwym do poszukiwania odpowiedzi na pytanie, z czego składa się faktura VAT, pozostaje ustawa o podatku VAT. W artykule 106e tego aktu prawnego znajdziemy pełną listę tego, co jest na fakturze wystawionej w prawidłowy sposób. Dokument powinien dostarczać informacji o dacie jego wystawienia, danych sprzedawcy wraz z numerem NIP, nazwie towaru lub usługi, a także jednostce miary i ilości sprzedanych dóbr. Co więcej, zasady wystawiania faktur zobowiązują sprzedawców do określenia wartości sprzedaży netto, podania przypisanej stawki VAT, a następnie wyliczenia kwoty należnego podatku. Konieczne staje się także umieszczenie kolejnego numeru faktury zgodnie z przyjętym procedurami wewnętrznymi.

3. Kto i kiedy wystawia fakturę?

Do wystawiania faktur upoważniony lub zobowiązany jest każdy podatnik VAT, czyli przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny płatnik VATu. Faktury mogą wystawiać także organizacje lub instytucje nieprowadzące działalności gospodarczej, jednak uprawnione do realizowania transakcji sprzedaży towarów lub usług. W tej kategorii znajdziemy wszelkiego rodzaju fundacje i stowarzyszenia, działające w ramach przyjętego statutu. Ciekawym przypadkiem, dopuszczonym przez prawo, pozostaje wystawianie faktur przez samego nabywcę na podstawie upoważnienia udzielonego przez sprzedawcę. Kwestie terminów szczegółowo opisuje artykuł 106i ustawy o VAT, podając, kto i kiedy wystawia fakturę w różnych sektorach gospodarki. Zakres ostatecznych terminów mieści się w przedziale od 30 do 120 dni od dnia wykonania usługi lub zaksięgowania transakcji sprzedaży.

4. Czy zawsze trzeba wystawić fakturę VAT?

Co mówią przepisy prawne o obowiązku wystawiania faktur? Czy zawsze trzeba wystawić fakturę VAT, niezależnie od profilu kupującego? Okazuje się, że nie w każdym przypadku zachodzi taki obowiązek. Czynny podatnik VAT jest zobligowany do wystawienia faktury tylko w przypadku realizowania transakcji w systemie B2B. Jeśli odbiorcą usług lub nabywcą towaru staje się osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, zasady wystawiania faktur obligują przedsiębiorcę do utworzenia dokumentu tylko na wyraźną prośbę konsumenta. Jeśli przedsiębiorca, nawet ten zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, realizuje czynności nieobjęte zakresem ustawowym, pozostaje zwolniony z obowiązku fakturowania. Taka sytuacja może się pojawić przy sprzedaży przedmiotów wchodzących do majątku prywatnego.

5. Zasady wystawiania faktur

Wiemy już, z czego składa się faktura VAT- co musi zawierać faktura i kto wystawia fakturę VAT w świetle obowiązujących przepisów. Kończąc nasz mini poradnik: „Faktura – wszystko, co warto wiedzieć”, wspomnimy jeszcze o oficjalnym dokumencie rządowym, mającym usystematyzować wiedzę z dziedziny wystawiania faktur. Zasady Wystawiania Faktur to zwięzły, aktualizowany tutorial dla nowych przedsiębiorców, który można pobrać w formacie PDF ze strony https://www.podatki.gov.pl/media/4546/zasady-wystawiania-faktur1.pdf. Na kilkunastu stronach tekstu opisano najważniejsze kwestie dotyczące tworzenia dokumentacji sprzedażowej, skupiając się na odpowiedzi na najczęściej poruszane zagadnienia. Zachęcamy do zapoznania się z treścią poradnika, który pomaga firmom w sprawnej nawigacji po przepisach dokumentacji podatkowej.