Rodzaje ksiąg rachunkowych – czym są i do czego służą?

Księgi rachunkowe są to zapisy uwzględniające wszystkie dowody księgowe. Są uporządkowane i prowadzone chronologicznie i systematycznie. Praktycznie cała księgowość firmy opiera się właśnie na nich, dlatego odgrywają bardzo ważną rolę w prowadzeniu przedsiębiorstwa. W księgach śledzona jest każda aktywność w firmie w danym okresie. Mogą być one prowadzone bezpośrednio w przedsiębiorstwie, a także mogą być zlecone innemu podmiotowi. Można wyróżnić co najmniej 5 rodzajów ksiąg.

Dziennik

Jest on używany głównie do rejestracji wszystkich aktywności gospodarczych. Istotne jest, aby był prowadzony chronologicznie, dlatego wszystkie zapisy muszą być w odpowiedniej kolejności, a ich suma musi być zawsze zgodna i sprawdzana na bieżąco. Wpisy mają na celu umożliwienie nam powiązania z zatwierdzonymi dokumentami księgowymi. W obecnych czasach dzienniki prowadzone są w większości elektronicznie, dlatego że system komputerowy pozwala na prowadzenie jednego dużego zbioru. W przypadku dziennika tradycyjnego jest to o wiele trudniejsze zadanie, ponieważ wymaga użycia przynajmniej kilku dzienników w formie tradycyjnej, a co za tym idzie, obowiązkiem wykonywania co parę miesięcy zestawień.

Księga główna

Może funkcjonować również pod nazwą kont systematycznych, a zasadą ich prowadzenia jest podwójny zapis, co oznacza, że wszystkie informacje zarejestrowane w dzienniku muszą również trafić do ksiąg głównych. W przypadku ksiąg głównych również wymogiem jest zapis chronologiczny.

Księgi pomocnicze

Jak sama nazwa wskazuje, służą one do pomocy w prowadzeniu ksiąg głównych. W ich zapisie znajdują się bardziej szczegółowe informacje. Służą one głównie rejestrowi wynagrodzeń oraz innych dokumentów odnoszących się głównie do świadczeń podatkowych i ubezpieczeniowych pracowników firmy a także są tam dokumentowane wszystkie transakcje do celów podatkowych.

Zestawienia

Zestawienia bazują na księgach głównych i są przygotowywane na koniec każdego okresu sprawozdawczego. Uwzględniają szereg informacji takich jak: zestawienia sald i obrotów a także nazwy i salda kont.

Wykaz składników aktywów i pasywów

Inaczej może też występować pod nazwą inwentarza. Jest to rozwiązanie jedynie dla przedsiębiorców, którzy wcześniej nie stosowali się do zasad prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W przypadku prawidłowego prowadzenia ksiąg, funkcję inwentarza pełnią zestawienia i księgi główne.