Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów spotyka wielu przedsiębiorców, którzy rozpoczynają swoją przygodę z własnym biznesem. Pomimo pozornej prostoty regulacji dotyczących KPiR, wciąż zachodzi wiele nieścisłości i niedomówień w tej dziedzinie. Przedstawiamy zatem zwięzły poradnik o praktycznych aspektach ewidencji w ramach KPiR. Jak prowadzić księgę w sposób poprawny? Na które elementy warto zwrócić szczególną uwagę?

Dla kogo jest KPiR?

Wśród podmiotów uprawnionych do rozliczania się na podstawie KPiR znajdziemy nie tylko jednoosobową działalność gospodarczą, lecz również spółki cywilne i jawne osób fizycznych lub spółki partnerskie. Podstawowym kryterium kwalifikacyjnym staje się tutaj forma opodatkowania i maksymalna wartość przychodów netto za poprzedni rok kalendarzowy.

Księgę przychodów i rozchodów mogą wybrać tylko te przedsiębiorstwa, które rozliczają się z Fiskusem na zasadach podatku liniowego lub skali podatkowej. Prowadzenie KPiR wymaga ponadto wpisania się w ustawowy pułap przychodów. Kwoty te podlegają corocznym aktualizacjom kursowym. Z księgowości uproszczonej mogą skorzystać firmy, które w poprzednim roku nie przekroczyły 2 milionów euro przychodu. W przeliczeniu na złotówki, wartość tę ustalono na niemal 9,2 mln PLN. Wyjście poza tą granicę skutkuje natychmiastowym zobowiązaniem do przejścia na pełną księgowość.

Księga przychodów i rozchodów Jak prowadzić?

Ewidencjonowanie w KPiR rozpoczyna się z dniem rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego lub z dniem 1 stycznia. Istnieją dwie formy realizacji spraw księgowych w firmie — elektroniczna i papierowa. Kwestie te szczegółowo reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Obecnie zdecydowana większość przedsiębiorców wybiera prowadzenie KPiR za pomocą dedykowanego oprogramowania. Ewidencja elektroniczna dostarcza szeregu zalet, których na próżno szukać w tradycyjnych formach księgowania. Warto przy tym pamiętać, że sama digitalizacja księgowości nie zawsze przekłada się na oszczędności czasowe.

Przygotowywana samodzielnie podatkowa księga przychodów i rozchodów zobowiązuje do nabycia programu komputerowego i przeszkolenia na nim pracowników. Co więcej, firma musi dostarczyć wyczerpującą instrukcję obsługi programu, aby każdy mógł się z nią zapoznać w odpowiednim czasie.

Kluczowym aspektem przemawiającym za elektroniczną księgą przechodów i rozchodów jest ograniczenie ilości fizycznych dokumentów, które trzeba byłoby poddać archiwizacji. Nowoczesna ewidencja zakłada ograniczenie ewidencji do wymiaru oprogramowania. Niezwykle istotna okazuje się przejrzysta organizacja plików elektronicznych i ich pełna gotowość do okazania w razie ewentualnej kontroli.

Księga przychodów i rozchodów musi spełniać kryteria niewadliwości i rzetelności. Ewidencja nierzetelna wchodzi w zakres pojęcia przestępstwa skarbowego i pociąga za sobą dotkliwe konsekwencje po wykryciu tego faktu przez organy podatkowe. Przykładem świadomego działania niezgodnego z prawem jest wpisywanie do KPiR zdarzeń gospodarczych, które nigdy nie miały miejsca (lub odwrotnie — pomijanie transakcji sprzedażowych). Nierzetelne prowadzenie KPiR może również dotyczyć nieuczciwej manipulacji kwotami na fakturze.

Jak prowadzić KPiR? Najważniejsze wskazówki

Realizacja obowiązków z tytułu księgi przychodów i rozchodów powinna następować w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Ustawodawca dopuszcza jednak outsourcing usług księgowych do firm zewnętrznych. Takie rozwiązanie ma niekwestionowane zalety — optymalizacja kosztów księgowych, poprawność formalna i uwolnienie dodatkowego czasu.

Należy się upewnić, że dowody księgowe pozostają wolne od błędów językowych i nieprawdziwych informacji. Mówiąc o dowodach księgowych, mamy na myśli faktury zakupowe i sprzedażowe, rachunki i dokumenty korygujące. Zgodna z prawem podatkowa księga przychodów i rozchodów to miejsce, gdzie właściciel firmy lub organ podatkowy może natychmiast zweryfikować zawarte w niej pozycje.

Jak przechowywać KPiR?

Prowadzenie KPiR wiąże się również z właściwym przechowywaniem księgi i powstrzymaniem osób postronnych przed dostępem do wrażliwych danych. Adresem do archiwizacji dokumentów ewidencyjnych staje się najczęściej siedziba firmy. Wyjątkiem od tej reguły jest outsourcing usług księgowych. Wówczas to biuro rachunkowe bierze na siebie obowiązek archiwizacji księgi przychodów i rozchodów. Od przedsiębiorcy wymaga się natomiast regularnego dostarczania informacji do KPiR i prowadzenia dodatkowej ewidencji sprzedażowej.

Okres obowiązkowego przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów ustalono na 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym mieścił się ostateczny termin płatności podatku dochodowego. Szczegółowe informacje o KPiR i zasadach ewidencjonowania znajdziesz w pozostałych artykułach biura rachunkowego Inito. Dowiedz się więcej i skorzystaj z bogatej bazy merytorycznej, która pozwoli na bezstresową realizację obowiązków ewidencyjnych.