Faktura zaliczkowa – czym jest i jak ją wystawić?

Faktura zaliczkowa to metoda na udokumentowanie przedpłaty bądź świadczenia usługi, zanim dana czynność zostanie udokumentowana. Wystawienie takiej faktury zawsze jest obowiązkowe jeśli nabywcą jest również przedsiębiorstwo oraz gdy pomiędzy datą wpłaty a datą sprzedaży występuje jedno lub dwudniowy odstęp.

W przypadku usług telekomunikacyjnych, czynszach czy dostawach wewnątrzwspólnotowych nie ma obowiązku, aby po wpłacie zaliczki wystawić fakturę zaliczkową. Gdy kupującym jest osoba prywatna, wymaganym dokumentem potwierdzającym wpłatę jest paragon fiskalny.

Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

Czas na wystawienie faktury zaliczkowej jest do 15 dnia następnego miesiąca po wpłacie zaliczki. W przypadku, kiedy sprzedawca otrzymuje kilka zaliczek, termin wystawienia faktur liczą się osobno dla każdej wpłaty.

>> Zapoznaj się z naszym wpisem na temat księgowania faktur w obcej walucie.

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa powinna zawierać:

• datę wystawienia,
• numer kolejny,
• imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy usługi lub towaru oraz ich adresy,
• numery identyfikacji podatkowej,
• datę otrzymania,
• dane dotyczące zamówienia w szczególności nazwę sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, cenę jednostkową netto i wartość brutto zamówionej usługi lub towaru, ilość zamówionych towarów,
• wartość podatku wyliczoną według wzoru:
  kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki*stawka podatku) / (100 + stawka podatku)

Jak rozliczyć w podatkach fakturę zaliczkową?

Otrzymane przedpłaty podatnik musi rozliczyć w deklaracji VAT w rozliczeniu za miesiąc, w którym otrzymał zaliczkę. Jeśli sytuacja jest odwrotna i przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę oraz fakturę zaliczkową od dostawcy, ma prawo odliczyć VAT wykazany na fakturze. Faktura nie wywołuje u sprzedawcy i u kontrahenta skutków w podatku dochodowym.